Wann sollten Unternehmen auf SAP S/4HANA umstellen? Nützlicher Leitfaden für SAP ERP-Nutzer

Wie lässt sich eine vielfach angepasste SAP ERP-Installation umstellen auf SAP S/4HANA? Wie ist das Projekt zu starten? Wo verstecken sich bei der SAP S4 HANA Einführung besondere Schwierigkeiten? Mit welchen Kosten müssen Unternehmen rechnen? Für uns sind das keine neuen Fragen. Wir haben als Entwickler und Dienstleister über 30 Jahre Erfahrung mit SAP. Wir sind zwar fokussiert auf die Purchase-to-Pay-Prozesse und KI-gestützte Automatisierungen des Invoice-Accountings. Doch sowohl lokale R3-Installationen als auch die SAP-Cloud-Lösungen kennen wir gleichermaßen, praktisch von Anfang an.

Diesen Leitfaden benennt die Herausforderungen, die Chancen sowie zentrale Eckpunkte für die Umstellungsstrategie und erleichtert Ihnen Ihre individuelle Umstellungsplanung bis hin zu konkreten Schritten und Entscheidungen. Eine Navigationshilfe, die Sie durch die wesentlichen Aspekte der Umstellung auf SAP S/4HANA führt.

Warum die Umstellung auf SAP S/4HANA?

Seit Einführung 2015 haben schon viele Unternehmen auf SAP S 4HANA umgestellt. Tatsächlich spricht einiges dafür, die moderne Datenbanklösung von SAP in der Cloud zu nutzen. Sie ist für die steigenden Anforderungen an Echtzeit-Verarbeitung riesiger Datenmengen geschaffen und daher die zukunftsweisende ERP-Suite von SAP.

Die technologischen Innovationen von S/4HANA

Als In-Memory-Plattform war SAP HANA eine neue Datenbank-Technologie, die revolutionäre technologische Veränderungen mit sich brachte. Die Vereinfachung des Datenmodells führte nicht nur zu einer erheblichen Reduzierung des Bedarfs an Speicherkapazität, sondern ermöglichte auch eine drastische Erhöhung der Rechengeschwindigkeit. Effekt für die Unternehmen: mehr Speed für Auswertung und Ausführung von Geschäftsprozessen.

Hinzu kommt wesentlich mehr Benutzerfreundlichkeit durch das Designkonzept SAP Fiori, die auch SAP-Apps für Tablets und Smartphones möglich machte. Das entspricht zum Ersten dem heutigen Alltag im Unternehmensalltag, zum Zweiten wurden damit auch der Weg frei für neue Geschäftsmodelle und -prozesse.

Die Oberflächliche ist nicht nur äußert komfortabel im täglichen Einsatz. Vielmehr erfüllt avvaneo Discover mit seinen umfassenden Features gewissermaßen die Rolle eines Datenanalysten, der sich kontinuierlich um Ihre Invoice-to-Pay-Prozesse kümmert. Das Tool öffnet verschlossene Türen und erlaubt die Sicht auf alle Details Ihres Invoicings – so leicht zu filtern und so detailliert, wie das nur möglich ist.

Vorteile für Unternehmen im Überblick

Optimierte Benutzerfreundlichkeit: Die verringerte Komplexität im Datenmodell ermöglicht eine sprunghaft verbesserte Benutzeroberfläche. SAP Fiori Apps ist ein Durchbruch zu intuitiver Nutzung mit allen Devices (Smartphone, Tablet).

Automatische Cloud-Updates: Die Unternehmen nehmen automatisch an Updates und Sicherheitspatches teil. Ohne eigenen Aufwand bleiben sie immer auf dem neuesten Stand.

Zukunftsorientierte Sicherheit: Cloud-basiert heißt zukunftssicher. Zum Standard gehört, dass maßgeschneiderte Drittanwendungen und Anpassungen problemlos integrierbar sind.

Optimierte Datenverarbeitung und Performance: Die In-Memory-Technologie von SAP HANA ermöglicht effizientere Prozesse und schnellere Interventionen.

Integrierte Geschäftsprozesse: S/4HANA vereinfacht die Integration der Geschäftsprozesse, ganz ohne Schnittstellenprobleme. Die bereichsübergreifende Zusammenarbeit läuft ohne Hürden. Daten, die überall wichtig sind, sind überall sofort vorhanden.

Offen für zukünftige Innovationen: Die Nutzung moderner Technologien wie KI, maschinelles Lernen und IoT (Internet of Things) erleichtert innovative Geschäftsmodelle und stärkt die Wettbewerbsposition.

Starke Sicherheit voreingestellt: SAP hat direkt in S/4HANA massive Sicherheitsfunktionen eingebaut, welche die Integrität und Vertraulichkeit der Unternehmensdaten gewährleisten.

Fazit: Mit einer gut geplanten Umstellung stärken Sie Ihre Wettbewerbsfähigkeit, optimieren Geschäftsprozesse und verbessern die Zukunftsfähigkeit Ihrer gesamten IT.

Wann sollte man mit der Umstellung auf SAP S/4HANA beginnen?

Wie schon erwähnt, dauert die Umstellung von SAP ERP auf S/4HANA mindestens 12 bis 18 Monate, oft erheblich länger. In jedem Fall hat man es mit einem großen, mehrphasigen Projekt zu tun. Wir empfehlen, die Planung frühzeitig zu initiieren und schon für die Evaluierung und Vorbereitung genug Zeit einzuplanen. Der beste Zeitpunkt zum Starten ist möglichst früh, auch weil Sie die Gesamtumstellung bequem in Teilprojekte aufteilen können und die Kosten über einen längeren Zeitraum verteilen können.

Diese 3 Voraussetzungen sind strategisch im Auge zu behalten

Unternehmensspezifische Anforderungen: Jedes Unternehmen ist anders. Je komplexer die bestehenden Systeme, Datenstrukturen und Prozesse, desto mehr Zeit könnte erforderlich sein.

Verfügbarkeit von Beraterressourcen: Bis 2027 ist nicht mehr lang. Geeignete SAP-Berater sind gefragt und könnten bald im Voraus ausgebucht sein. Schieben Sie Ihr Berater-Sourcing nicht zu lange auf.

Budgetierung: Die Umstellung auf S4 HANA erfordert finanzielle Ressourcen für Lizenzen, Implementierung und Schulung. Planen Sie ausreichende Mittel für zwei Umstellungsjahre ein.

Welche Schritte sind für die erfolgreiche SAP S4HANA Migration wichtig?

Der S4HANA Umstieg unterscheidet sich grundsätzlich nicht von anderen großen Migrationsprojekten. Eine gute Vorplanung aller „Bauabschnitte“ ist essenziell wichtig für Budget- und Termintreue sowie Zielerreichung. Hier sind die wichtigen Schritte, damit die Umstellung von Anfang bis Ende möglichst glatt ablaufen kann:

Exakte Bestandsaufnahme: Die umfassende Bestandsklärung Ihrer Systeme, Datenstrukturen und Geschäftsprozesse sind Grundlage für die präzise Umstellungsplanung und ermöglicht erst das Berücksichtigen besonderer Schwierigkeiten im Vorhinein.

Entwickeln der Migrationsstrategie: Die Umstellung auf SAP S/4HANA entspricht einer „Greenfield“-Neuimplementierung. Dies führt zu einem schlankeren Gesamtsystem. Häufig soll aber der eine oder andere Baustein erhalten bleiben. Planen Sie daher besonders Ihre individuellen Zusatzanforderungen gegenüber dem S/4HANA Standard ein.

Detaillierte Risikobewertung: Erkannte Risiken sind beherrschbar. Widmen Sie dem Aufdecken potenzieller potenzielle Umstellungsrisiken genug Aufmerksamkeit. Dies kann Datenintegrität, Kompatibilitäten, fehlende Anpassungen oder das interne Change-Management betreffen.

Entwickeln des Implementierungsplans: Ein detaillierter „Fahrplan“ erzeugt Messbarkeit. Der Implementierungsplan sollte Projektteile, Zeiten sowie personelle und sonstige Kapazitäten definieren. Und Puffer lassen für Überraschungen.

Technische Vorbereitung: Vorhandene Nicht-SAP-Anwendungen könnten eingeschränkt kompatibel mit SAP S/4HANA sein. Überlegen Sie, welche Anpassungen von Schnittstellen, Datenbereinigungen oder Hardware-Upgrades für die Umstellung erforderlich sind.

Schulung & Change Management: Delta-Schulungsprogramme bereiten die Mitarbeiter auf die neuen Prozesse und Funktionen von SAP S/4HANA vor. Von Anfang an sollte ein kommunikatives Change-Management Transparenz herstellen und Begeisterung für die neue Oberfläche wecken.

Testphasen: Bei der Umstellung auf SAP S/4HANA sind vor allem Netzwerk-Performanz, Datenmigration und eventuelle Anpassungen und Schnittstellen zu Nicht-SAP-Anwendungen zu testen. Eine Pilotimplementierung kann dafür hilfreich sein.

Go-live/Cutover-Planung: Am Tag X sollte technisch nichts schiefgehen. Um anfängliches Ruckeln schnell auszuschalten, liegt eine Umstellung am Wochenende nahe. Genauso wichtig ist die Vorbereitung der Mitarbeiter*innen. Stellen Sie ein Maximum an Verfügbarkeit des User-Supports sicher, insbesondere in den ersten Tagen nach Launch.

Kosten sparen bei der SAP S/4HANA Umstellung: Tipps für Einsparungen und Ressourcenoptimierung

1. Detaillierte Bedarfsanalyse

Die präzise Analyse des Anwendungsbedarfs Ihres Unternehmens verhindert unnötige Ausgaben und stellt sicher, dass nur wirklich benötigte Features und Anwendungsteile auf SAP S/4HANA umgestellt werden.

2. Optimierung des Programmcodes

Bei der S4 HANA Umstellung ist es entscheidend, den vorhandenen Programmcode zu überprüfen und zu optimieren. Hierbei können SAP Tools helfen wie das ATC (ABAP Test Cockpit). Das ATC ist vollständig in den Object Navigator und den Transport Organizer integriert und steht dort für entwicklungsbegleitende Tests zur Verfügung. Qualitätsmanagern erlaubt das ATC die Durchführung von Massentests. In den ABAP Development Tools (ADT) stehen manche Tests nur über das ATC zur Verfügung.

Oftmals enthält ein bestehendes System alten Code, der gar nicht mehr genutzt wird. Durch Analyse und Aufräumen von nicht benötigten Programmresten können Unternehmen das Migrationsvolumen sowie die finanziellen und zeitlichen Aufwände reduzieren. Andererseits kann es sein, dass alter Programmcode Anpassungen erfordert, wenn dieser nicht mit SAP S/4HANA vereinbar ist.

3. Erfahrene und faire Dienstleister finden und frühzeitig einbinden

Für unterschiedliche „Gewerke“ sollten Unternehmen mit spezialisierten Dienstleistern zusammenarbeiten. Nach unserer Bobachtung verringern sich Zeit- und Kostenaufwände, während sich die Qualität der Zusammenarbeit erhöht. So erfordert etwa die Umstellung der Purchase-to-Pay-Prozesse ein gründliches Verständnis, wie die verschiedenen Stufen von der Bestellung bis zur Automatisierung der Zahlprozesse in Ihrem Unternehmen zugeordnet und aufeinander bezogen sind.

Erfahrene Dienstleister sind wegen der enormen Wichtigkeit der Umstellung immer vorzuziehen. Achten Sie nicht nur auf gute Referenzen im Bereich von S/4HANA-Umstellungen, sondern prüfen Sie auch, wie systematisch, umsichtig sowie offen und fair externe Teams mit Ihnen zusammenarbeiten.

Die enge Partnerschaft mit erfahrenen Profis vermeidet Umwege und Mehrkosten, die sonst bei großen Migrationsprojekten oft auftreten. Sie erkennen geeignete Dienstleister auch daran, wie leicht und präzise sie auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens eingehen. Die Auswahl Ihrer externen Umstellungspartner hat durchaus strategische Bedeutung für den Erfolg Ihres SAP S/4HANA Umstellungsprojekts.

4. Optimierung der Lizenzkosten

Der S4HANA Umstieg ist eine Aufgabe und Chance für Ihr gesamtes Lizenz-Management. Das betrifft vorhandene SAP-Lizenzen, Add-on-Lizenzen und möglicherweise Lizenzen, die nach der Umstellung nicht mehr benötigt werden. Die Chance besteht in der Eliminierung ungenutzter Lizenzen, in erhöhter Transparenz und mehr Flexibilität sowie insgesamt in einer maßgeschneiderten und leicht zu verwaltenden Lizenzstruktur.

Bestandsaufnahme der Lizenzen: Falls Sie bisher nicht über ein komplett digitalisiertes Lizenz-Management verfügen, starten Sie mit einer gründlichen Analyse aller Ihrer aktuellen Lizenzen und gleichen Sie Bestände mit dem tatsächlichen und künftigen Bedarf ab.

Neue Lizenzmodelle: Als Cloudanwendung bedeutet die Umstellung auf SAP S/4HANA neue Lizenzmodelle. Der direkte Vergleich mit früheren Lizenzkosten ist nicht ohne Weiteres möglich, weil mit der Umstellung die Kosten für eigene Server sowie Administration, Pflege und Updates deutlich sinken oder ganz entfallen. Als Daumenregel gilt: Kosten von Cloudanwendungen sind besser planbar und flexibler.

Welche EDI-Lösung für SAP S/4HANA ist die Beste?

Ein zentraler Gesichtspunkt für eine SAP HANA Umstellung ist die Frage, ob man dafür von einem älteren EDI-System zu einer cloud-basierten EDI-Lösung wechseln sollte.

Fazit: Von SAP ERP umstellen auf SAP S/4HANA erleichtert die weitere Digitalisierung

Als weltweiter Technologieführer im Bereich von Unternehmens-Software ist es logisch, dass SAP den Support von ERP enden lässt. Die Zukunft der Digitalisierung liegt in der Cloud statt.

Die Umstellung SAP R3 auf HANA sollten Unternehmen daher nicht als „erzwungene“ Modernisierung sehen, sondern als ihr neues Fundament für die digitale Wettbewerbsfähigkeit. Unmittelbare Vorteile von S/4HANA wie erhöhte Effizienz, verbesserte Datenverwaltung und erweiterte Analysemöglichkeiten sind dabei nur ein Aspekt. Noch wichtiger ist das, was in den kommenden Jahren immer mehr den Geschäftsalltag der Unternehmen bestimmen wird – die Verzahnung von durchgehender Digitalisierung mit den Möglichkeiten der Künstlichen Intelligenz.

Wenn Sie für Ihre S4HANA Umstellung einen erfahrenen Partner speziell für die KI-gestützten Automatisierungen in der Finanzbuchhaltung und beim Invoice-Management suchen, sollten Sie avvaneo kennen.

Wir kennen SAP als Entwickler und Dienstleister seit den 90er Jahren und wissen aus bereits zahlreichen Projekten, wie Sie die Einführung oder Umstellung auf S/4HANA effizient handhaben und dabei gleichzeitig zuweilen sprunghafte Fortschritte in der Prozessautomatisierung erreichen können.

Brauchen Sie Unterstützung bei Ihrer SAP S/4HANA-Umstellung im Bereich der KI-gestützten Invoice-Automatisierungen? Bitte nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf und fragen Sie nach einem Vorgespräch zu dem, was wir für Sie tun können.