Referenzen: Auch gute Lösungen lassen sich verbessern

Burda Digital Systems ist der IT-Dienstleister des Medienkonzerns Hubert Burda Media. 240 Mitarbeiter in München, Offenburg, Hamburg und Berlin sind zuständig für die IT-Arbeitsplatzausstattung einschließlich Support. Zudem berät, entwickelt und betreibt und pflegt das Unternehmen Anwendungen in Private- oder Hybrid-Clouds. Burda Digital Systems haben wir unter anderem bei der Automation der Kreditorenprozesse unterstützt.

Ergebnisse:

IT-Dienstleister des Medienkonzerns Burda

• Bereitstellung von Dienstleistungen zur Automation der Kreditorenprozesse
• Verbesserung der automatischen Buchung von EDI-Rechnungen
• Upgrade des Systems

Clariant aus der Schweiz ist mit 18.000 Mitarbeiter und Gesellschaften auf allen Kontinenten ein führendes Unternehmen der Spezialchemie. Der Umsatz betrug 2020 knapp 4 Mrd. CHF. Es gibt 4 Geschäftseinheiten: Care Chemicals, Natural Resources, Catalysis und Plastics & Coatings. Seit 2010 haben wir Clariant in mehr als 30 Ländern bei der Einführung einer neuen Lösung für die Kreditorenbuchhaltung unterstützt.

Ergebnisse:

Seit 2010 unterstützt avvaneo Clariant äußerst erfolgreich bei der weltweiten Einführung ihrer Lösung zur Automation von Finanzprozessen

• Einführung der Lösung für die Kreditorenbuchhaltung in mehr als 30 Ländern
• Prozessdesign für drei Shared Service Center
• Anpassung der Lösung für die Kreditorenbuchhaltung, um die Kompatibilität zu S/4HANA herzustellen
• Harmonisierung der heterogenen Systemlandschaft – Reduzierung der Anzahl von SAP- Systemen
• E-Invoicing-Integration (Ariba)
• Implementierung von SAP New General Ledger

Die Dachser Group SE & Co. KG aus Kempten (Allgäu) ist ein weltweiter Logistikdienstleister mit rund 400 Standorten, über 30.000 Mitarbeitern und einem Nettoumsatz von fast 6 Mrd. Euro. Dachser ist bekannt für seine hoch modernen digitalen Logistiklösungen. Wir haben dem Unternehmen geholfen, die Freigabe von Rechnungen erheblich zu vereinfachen.

Ergebnisse:

Führender Logistik-Dienstleister und Kunde seit 2013

• Bereitstellung von Dienstleistungen zur Automation der Kreditorenprozesse und Bestellanforderungen
• Implementierung des Prozesstyps Bestellanforderung
• Anbindung eines externen Logistiksystems zur Vereinfachung der Freigabe von Eingangsrechnungen bei minimalem Change-Management-Bedarf durch Integration einer Anwendung, mit der die Nutzer bereits vertraut waren

Edgewell Personal Care ist ein US-Konzerndach, das eine ganze Reihe von internationalen bekannten Marken wie zum Beispiel Wilkinson Sword vereinigt. Für diesen Auftraggeber haben wir verteilt über 4 Kontinente in 12 Ländern eine Lösung zur Automatisierung von Finanzprozessen angepasst, konfiguriert und implementiert.

Herausforderungen:

Mit einem breit gefächerten Portfolio an etablierten Markennamen wie Wilkinson Sword® und Niederlassungen in mehr als 50 Ländern, benötigt Edgewell eine flexible Lösung, welche die jeweiligen länderspezifischen Vorschriften und Steuergesetzen erfüllt, Transparenz erhöht und Kosten reduziert.

Das internationale Team von Branchenexperten von avvaneo hat die maßgeschneiderte Lösung zur Automatisierung von Finanzprozessen (FPA) in Mexiko, Großbritannien, Frankreich, Italien, Spanien, Polen, Deutschland, Taiwan, Hongkong, Australien, Neuseeland und der Tschechischen Republik angepasst, konfiguriert und erfolgreich implementiert.

"Der erfolgreiche Abschluss eines Projekts dieser Größenordnung – von Branchenexpertise und Analyse bis hin zum Projektmanagement, Implementierung und Support – unterstreicht die Kompetenz und das Engagement von avvaneo", sagt Jennifer Wetzel, Senior IT-Manager Financial Applications von Edgewell. "Dieses sehr wichtige Projekt konnte durch die  Partnerschaft mit avvaneo firstgerecht und kostengünstiger als erwartetet abgeschlossen werden."

Ziele:

• Stabilisierung: Überprüfung, Optimierung und Verbesserung des bestehenden Systems, um es mit den Anforderungen von Edgewell in Einklang zu bringen.
• Strategie: Definition der Anforderungen für konsequentes Wachstum und Erstellung eines Plans zur Erreichung von "Automation 2.0".
• Durchführung: Beauftragung eines qualifizierten, kompetenten Partners zur Umsetzung des anspruchsvollen Wachstumsziele.

Ergebnisse:

• Edgewell hat ein SAP System geerbt, das an die aktuellen Betriebsanforderungen angepasst wurde.
• Veraltete Funktionen wurden deaktiviert, allgemeine Prozesse rationalisiert und neue Funktionen hinzugefügt, um weitere Prozessverbesserungen voranzutreiben.
• „Automation 2.0" wurde initiiert und läuft planmäßig.
• Mehrere Rollouts wurden erfolgreich durchgeführt.
• Ein vertrauenswürdiges Projektteam wurde eingerichtet und arbeitet zusätzlich mit den internen SAP-Experten von Edgewell zusammen.

Fazit

Die Systeme von Edgewell wurden umgestaltet und die Vision von "Automation 2.0" ist nun ein realistisches Vorhaben, das bereits erfolgreich umgesetzt wird.

Die Flughafen München GmbH, eine Gesellschaft der öffentlichen Hand, betreibt eines der 10 verkehrsreichsten Luftfahrt-Drehkreuze in Europa. Als Full-Service-Operator bietet der Flughafen München mit 14 Einzelfirmen Leistungen in allen Bereichen des Airport-Managements an. avvaneo hat den Flughafen München unterstützt, Prozesse zu vereinfachen und zu automatisieren, die unter anderem auch den Hauptbuchhaltungsprozess betrafen.

Ergebnisse:

Zweitgrößter Flughafen Deutschlands und siebtgrößter Flughafen Europas

• Bereitstellung von Dienstleistungen zur Automation der Kreditorenprozesse und Hauptbuchhaltung
• Fiori-App zur Freigabe und Ausnahmebehandlung
• Entwicklung einer Konfiguration für einen neuen Hauptbuchhaltungsprozess
• E-Invoicing-Integration

Hatch aus Kanada ist eine globale Management-, Ingenieur- und Entwicklungsberatung in den 3 Bereichen Rohstoffgewinnung, Energie und Infrastruktur. Das Unternehmen ist weltweit mit mehr als 9.000 Mitarbeitern in über 150 Ländern der Erde vertreten. Für Hatch haben wir eine ganze Reihe wichtiger Verbesserungen in den Finanzprozessen umgesetzt, vor allem eine deutlich höhere Kostentransparenz für die vielen einzelnen Projekte.

Herausforderungen:

Hatch arbeitet mit hunderten von Unternehmen in der ganzen Welt zusammen. Seit einigen Jahren ist eine Automatisierungslösung für die Kreditorenbuchhaltung im Einsatz. Effizienzsteigerungen für Eingangsrechnungen die mehrere Geschäftsbereiche betrafen und daher die Genehmigung mehrerer Personen in verschiedenen Abteilungen erforderten waren nötig. Darüber hinaus musste Hatch die von Concur gesammelten Daten integrieren, mit denen Berater Reisekosten dokumentieren. Projektmanager sollten einfach einen Überblick über alle mit einem jeweiligen Projekt verbundenen Kosten haben.

Ziele:

• Verkürzung der Durchlaufzeiten von Eingangsrechnungen, die mehrere Geschäftsbereiche betreffen
  • Freigabe durch mehrere Personen in verschiedenen Abteilungen und häufiger Abwesenheit
• Freigaben gleichzeitig einholen und nicht nacheinander
• Optimierung der Transparenz und der Auswertung der Projektkosten

Ergebnisse:

• Änderung des Genehmigungsworkflows, um gleichzeitig die Prüfung und Genehmigung der einzelnen Rechnungspositionen vornehmen zu können
• Integration der Concur Daten
• SAP-Berichte haben eine konsolidierte Sicht aller Projektkosten

Fazit:

Hatch hat die Durchlaufzeiten von Eingangsrechnungen verkürzt, die Flexibilität bei der Zahlungsabwicklung erhöht und die Skontonutzung verbessert. Kostentransparenz für alle Projekte ist gewährleistet und das Projektmanagement ist verbessert.

Die Hilti AG ist ein liechtensteinischer Werkzeughersteller mit ca. 15.000 Beschäftigten in über 120 Ländern und über 5 Mrd. CHF Umsatz. Ihre Produkte werden wegen der technischen Spitzenqualität weltweit von professionellen Handwerkern und dem Baugewerbe geschätzt. Zudem bietet das Unternehmen auch Software und Dienstleistungen an. Wir haben Hilti bei der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung unterstützt.

Ergebnisse:

Internationaler Hersteller von Werkzeugen für Bau, Bergbau und Gebäudeinstandhaltung

• Bereitstellung von Dienstleistungen zur Automation der Kreditorenbuchhaltung
• Anpassung der Lösung für die Kreditorenbuchhaltung, um die Kompatibilität zu S/4HANA herzustellen
• Upgrade des Systems

Qiagen mit Hauptsitz in den Niederlanden gehört zur Biotech-Branche mit dem Schwerpunkt Molekulare Diagnostik. Das Unternehmen verzeichnete 2020 fast 2 Mrd. Dollar Umsatz und hat rund ½ Mio. Kunden aus Medizin und Wissenschaft in mehr als 25 Ländern. Bei Qiagen ging es darum, die vorhandenen Anwendungen und Konfigurationen genau zu dokumentieren und damit künftige Anpassungen in den einzelnen Ländern zu erleichtern.

Herausforderungen:

Das Finanzteam von QIAGEN implementierte eine Lösung zur Automatisierung von Eingangsrechnungen vor einiger Zeit. Belege aus der EU, den USA, Kanada-, Mexiko- und den APAC-Ländern sollten zentral verwaltet werden. Die Implementierung diente dazu, die aufwändigen Arbeitsabläufe in der Kreditorenbuchhaltung zu reduzieren und die Prozessqualität zu verbessern. Rollouts und Änderungsanforderungen hatten negativen Einfluss auf die  Effizienz und die Dokumentation der Lösung.

Ziele:

• Dokumentation der aktuellen Systemkonfiguration und aller Änderungen seit der Implementierung
• Implementierung aktueller Änderungsanforderungen innerhalb des bestehenden Systems
• Etablierung von Best-Practices für zukünftige Anpassungen und Rollouts

Ergebnisse:

• Kontrolle und Dokumentation aller Systemkonfigurationen und bisherigen Änderungen
• Effizienzsteigerung durch
  • Parallele Workflows für mehrere Kostenstellengenehmigungen
  • Verkürzung der Zeit für die Genehmigung von Rechnungen
  • Automatische Kontierung von Rechnungen ohne Bestellbezug nach definierten Kriterien
• Alle Änderungen wurden im laufenden Betrieb umgesetzt - es wurde kein Systemstillstand benötigt
• Erfolgreiche zusätzliche Rollouts in Japan, Korea, China, Hongkong und Mexiko (einschließlich Unterstützung des CFDI-E-Rechnungsstandards)

Fazit:

Das System von QIAGEN wurde vollständig dokumentiert und aktualisiert, einschließlich der QIAGEN Best-Practices und Standards. So kann die Lösung in kürzerer Zeit in neuen Länder ohne Systemstillstand eingeführt werden. Die Lösung ist nun so ausgeprägt, dass zukünftige Anpassungen und Anforderungen leicht integriert werden können.

Die Südzucker AG (Mannheim) ist mit den Segmenten Zucker, Spezialitäten und Frucht ein großes Unternehmen der Nahrungsmittelindustrie sowie mit CropEnergies der führende Hersteller von Bioethanol in der EU. Die Jahresumsätze liegen im Bereich von 7 Mrd. Euro. Für Südzucker haben wir ein umfassendes Update der Kreditorenbuchhaltung und anderer Anwendungen durchgeführt und so die operative Effizienz deutlich erhöht.

Herausforderungen:

Südzucker hatte Lösungen für die Prozessautomatisierungen der Bereiche Kreditorenbuchhaltung, Stammdatenmanagement, Kundenauftragsabwicklung und interne Verrechnung erfolgreich implementiert. Nachträgliche Änderungen, Optimierungen und temporäre Korrekturen beeinträchtigten die operative Effizienz. Die Systeme erforderten ein umfassendes Update.

Ziele:

• Einen vertrauenswürdigen Partner beauftragen, um die Effizienz der aktuellen Lösung zu maximieren
• Aktualisierung aller Komponenten des aktuellen Systems auf die neuesten Versionen
  • Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung
  • Lieferanten- und GL - Kontenstammdatenverwaltung
  • Kundenauftragsabwicklung
  • FI -interne Umbuchungen zwischen Sachkonten
• Implementierung von Systemänderungen zur Effizienzsteigerung - als Beispiel sei genannt der automatische Abgleich von Steuerdaten mit dem Portal des Finanzamtes

Ergebnisse:

• avvaneo hat alle Komponenten erfolgreich aktualisiert und den gesamten Planungs-, Implementierungs- und Stabilisierungsprozess begleitet
• Das Upgrade hatte minimale Auswirkungen auf die Benutzer
• Südzucker verfügt mit avvaneo über ein eingespieltes Projektteam, das kontinuierliche Systemverbesserungen und strategische Beratung durchführt
• Die Effizienz und Qualität der Geschäftsprozesse steigert sich kontinuierlich

Thales SA (Paris) ist ein Rüstungs- und Technologiekonzern, der in die Bereiche Verteidigung, Sicherheit, Transport und Luft- und Raumfahrt gegliedert ist. Thales beschäftigt mehr als 80.000 Mitarbeiter in 68 Ländern, der Jahresumsatz betrug 2020 17 Mrd. €. Für Thales haben wir die gesamten Purchase-to-Pay-Prozesse (P2P) transparenter gemacht und die Kontrollierbarkeit von Angeboten, Preisen und Leistungen erheblich erhöht.

Herausforderungen:

Thales hatte bereits erfolgreich eine Lösung in der Kreditorenabteilung eingeführt. Die Finanzprozesse waren effizient und kontrolliert. Verbesserungspotenzial lag in der Automatisierung des gesamten Purchase-to-Pay (P2P)-Prozesses und der Erhöhung des Automatisierungsgrades aller zugehörigen Teilprozesse.

Ziele:

Thales hatte die folgenden Kernziele für die Prozessverbesserung über die bereits implementierte SAP-Standardfunktionalität hinaus identifiziert:

• Verbesserte/vereinfachte Benutzerfreundlichkeit für Lieferanten und Mitarbeiter/-innen des Einkaufs, die innerhalb von SAP arbeiten
• Flexibler Workflow zur Steuerung des Genehmigungsprozesses
• Eine einfache Webbasierte Schnittstelle zur Anbindung von Genehmigenden innerhalb des Systems

Ergebnisse:

Die Optimierung des P2P-Prozesses hat zu folgenden Vorteilen geführt:

• Bessere Basis für Preis- und Konditionsverhandlungen
• Reduzierte Kosten für Einkauf, Logistik und Buchhaltung
• Verbesserte Eingangsrechnungsbearbeitung
• Verbesserte Berichtsfunktionalität
• Optimierte Lieferantenauswahl

Fazit:

Thales hat die Kontrolle über seinen Einkaufsprozess übernommen. Durch die verbesserte Transparenz hat das Team nun die Möglichkeit eine Lieferantenkonsolidierung durchzuführen. Preise und Zahlungsbedingungen können verglichen und neu verhandelt werden. Zusätzlich kann die laufende Lieferantenleistung bewertet werden. Thales konnte auch seine Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung verbessern. Mehr Eingangsrechnungen werden mit den Daten der zugehörigen Bestellung abgeglichen und automatisch gebucht.