Welche Formate sind für elektronische Rechnungen erlaubt?

Woher avvaneo so viel über Rechnungsformate weiß

Wir sind seit über 25 Jahren ein fokussierter Spezialist für die Prozess-Automatisierung des Rechnungseingangs. Daher kennen wir die Anforderungen in den Buchhaltungen der unterschiedlichsten Branchen aus jahrelanger Projekterfahrung. Und können Ihnen helfen, klar zu verstehen, was mit der Umstellung auf Ihr Unternehmen zukommt und wie Sie sich darauf mit möglichst wenig Aufwand einstellen können.

Unsere wichtigste Empfehlung an dieser Stelle: Nehmen Sie alle erlaubten E-Rechnungs-Formate durch einen einheitlichen Eingangspunkt an, um die Daten ab da bruchlos weiterzuverwenden. Doch mit welchen unterschiedlichen E-Rechnungsformaten von inländischen oder ausländischen Lieferanten haben Sie künftig zu tun?

Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine Rechnung wird als elektronisch bezeichnet, wenn die Daten in strukturierter Form darin eingebettet sind und daher auch strukturiert beim Empfänger ankommen. Das bedeutet, alle Daten sind mit einer Information zu ihrer Bedeutung verbunden, sodass sie vollautomatisch weiterverarbeitet werden können.

Einfache PDF-Rechnungen enthalten solche Informationen nicht. Sie sind daher künftig nicht mehr ausreichend, denn die darin enthaltenen Buchstaben und Ziffern erfordern einen interpretatorischen Zwischenschritt, bevor sie in die Buchhaltungssoftware oder ERP-Systeme übernommen werden können.

Elektronische Rechnungen basieren auf XML

Ihre Lieferanten können zwischen einigen unterschiedlichen Formaten für die elektronische Rechnung wählen sowie über die vorgeschriebenen Daten hinaus weitere Informationen mit Ihnen austauschen, etwa zu Standorten, Lieferwegen oder Abteilungen. Die Auswahl des Formats orientiert sich an Faktoren wie den gesetzlichen Pflichtinformationen des Landes, in dem das Unternehmen zu Hause ist, seiner Branche, individuellen Vorgaben oder an den verwendeten Softwarelösungen.

Doch alle in den Regulierungen oder in den Softwarelösungen definierte Formate haben als einheitliche Basis das XML Format (Extensible Markup Language). Dabei handelt es sich um eine Auszeichnungssprache, mit der sich beliebige Daten definieren lassen. Sie dient dazu, den Datenaustausch zwischen Computersystemen (Websites, Datenbanken, Software) wesentlich zu vereinfachen. Und weil XML inzwischen das meistverbreitete Format dafür ist, ist sie heute weltweit die vorherrschende Strukturierungsmethode für die E-Rechnung.

ZUGFeRD: der deutsche Standard für hybride Rechnungen

ZUGFeRD ist die Abkürzung für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Dies ist ein hybrides Rechnungsformat mit der Endung „pdf“, weil es eine PDF-Rechnung mit einem XML-Datensatz kombiniert. Was auf den ersten Blick wie ein gewohntes PDF-Dokument aussieht, enthält hinter der Bildebene alle notwendigen Daten in maschinenlesbarer Form.

Diese Methode wurde ursprünglich speziell für öffentliche Aufträge in Deutschland entwickelt, um die Vorteile von elektronischen und klassischen Rechnungen zu vereinen. Inzwischen erfüllen alle Versionen ab ZUGFeRD 2.0 die EU-Richtlinie für E-Rechnungen (2014/55/EU).

Vorteile von ZUGFeRD:

• Hybride Lösung: Als PDF ist die Rechnung für die Mitarbeiter lesbar und gleichzeitig durch die eingebettete XML-Datei auch für die Software.
• Kompatibilität: Einige Buchhaltungs- und ERP-Systeme können bereits ZUGFeRD-Rechnungen verarbeiten. avvaneo eInvoicing bietet hierfür eine vollumfängliche Lösung.
• Rechtliche Konformität: ZUGFeRD entspricht den staatlichen Anforderungen Deutschlands und der EU an elektronische Rechnungen.

Die aktuelle Version ZUGFeRD 2.1 ist für alle Branchen sowie den internationalen Einsatz geeignet. Gut zu wissen: Wenn im PDF der ZUGFeRD Rechnung etwas anderes zu lesen ist als in der XML-Datei, sind künftig die in XML enthaltenen Informationen maßgeblich.

XRechnung: das Format des öffentlichen Sektors

Die XRechnung ist ein reines XML-Format. Die übermittelten Daten sind zunächst ausschließlich maschinenlesbar. Die Empfänger sehen die Daten erst nach Übernahme in die eigene Software vor sich auf dem Bildschirm. In Deutschland ist die XRechnung seit Ende 2020 für die Rechnungsstellung an die Bundesministerien vorgeschrieben. Gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU gilt dies zudem für alle öffentlichen Auftraggeber innerhalb der Europäischen Union.

Vorteile der XRechnung:

• Hohe Compliance: Entspricht den Vorgaben der öffentlichen Institutionen in Europa.
• Hohe Standardisierung: XRechnungen folgen einem strikten Format, das die maschinelle Verarbeitung erleichtert.
• Hohe Datensicherheit: Mit einer XRechnung ist gewährleistet, dass alle relevanten Rechnungsdaten sicher und vollständig übertragen werden.

Die XRechnung ist ein ebenso gültiges Format wie ZUGFeRD. Sie ermöglicht eine strukturierte, maschinenlesbare Übertragung der Rechnungsdaten an Ihre Buchhaltung und wird daher in Zukunft mit Sicherheit an Bedeutung gewinnen, wenn die Länder, Branchen und Unternehmen nur noch eRechnungen versenden.

Wie geht es mit EDIFACT weiter?

EDIFACT ist die Abkürzung für Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport und ein globaler Standard für den Austausch elektronischer Daten von unterschiedlichen Geschäftsdokumenten. Er wurde von der UN eingeführt und kann für Bestellungen, Lieferscheine oder Zahlungsanweisungen und eben auch für Rechnungen verwendet werden.

EDIFACT spielt heute eine große Rolle im weltweiten Geschäftsverkehr, entspricht aber nicht genau der EU-Norm für die eRechnung. Derzeit arbeitet das Bundesfinanzministerium an einer Lösung, damit das EDI-Verfahren auch mit den Anforderungen an elektronische Rechnungen kompatibel ist. Voraussichtlich sind dafür einige technische Anpassungen nötig.

Vorteile von EDIFACT:

• Internationalität: EDIFACT wird weltweit genutzt.
• Einsatzmöglichkeiten: EDIFACT ist offen für unterschiedlichste Geschäftsdokumente.
• Automatisierungen: EDIFACT-Daten ermöglichen die direkte Kommunikation von Computer zu Computer und können daher zahlreiche Prozesse bis auf Echtzeit beschleunigen.

EDIFACT ist besonders in der Automobilindustrie, der Logistik und im internationalen Handel verbreitet, wo große Mengen an Rechnungen und anderen Geschäftsdokumenten ständig über alle Grenzen hinweg hin und her fließen. Die Politik ist daher darum bemüht, diesen bewährten Standard für die weltweite elektronische Datenkommunikation auch für eRechnungen zu ermöglichen.

Die Vorteile der elektronischen Rechnungen sprechen für eine rasche Vorbereitung auf die Einführung

Die Umstellung auf elektronische Rechnungen bringt Auftraggebern wie Lieferanten so viele Vorteile, dass die Unternehmen sich lieber früher als später darauf einstellen sollten. Die Umstellung ist vor allem durch diese Vorteile motiviert:

1. Kostenersparnis: Elektronische Rechnungen erspart das Hantieren mit Papier und Porto und verringert insgesamt an vielen Stellen den manuellen Aufwand.
2. Prozessbeschleunigung: E-Rechnungen sind automatisiert zu prüfen, freizugeben, zu verbuchen und zu bezahlen.
3. Rechtssicherheit: Zwischen 2025 und 2028 wird die E-Rechnung immer mehr zur Pflicht, auch was die Archivierung betrifft.

Für Ihre Rechnungseingangsverarbeitung bedeutet dies, dass Sie möglichst bald alle Rechnungsformate über einen einheitlichen Eingangskanal annehmen können. Und das wird weiterhin auch einen Rest von Rechnungen betreffen, die per Brief, per PDF oder auch nur als Quittung hereinkommen, wie z.B. Fahrausweise, andere Kleinstbetragsrechnungen oder Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind.

Welche Lösung passt zu Ihrem Unternehmen?

Das Ideal ist klar: Ihre Buchhaltung kann wirklich problemlos jedes Rechnungsformat automatisch verarbeiten und die Daten an die korrekten nächsten Prozessschritte weiterleiten. Ob XRechnung, ZUGFeRD, EDIFACT oder auch unstrukturierte Formate – Sie haben einen Eingangskanal, der alle Formate korrekt für Ihre Systeme annimmt.

Mit avvaneo holen Sie alles heraus, was geht

avvaneo bietet Ihnen heute schon eine leicht zu implementierende Plattform für die KI-gestützte Verarbeitung aller Arten von Invoices. Mit unseren heute schon zur Verfügung stehenden Tools erleichtern Sie sich die Umstellung auf die E-Rechnung und holen künftig alles aus den elektronischen Formaten heraus, was damit möglich sein wird. Dies erreichen Sie, weil Sie mit avvaneo Expedite und avvaneo eInvoicing das Potenzial von E-Rechnungen mit KI kombinieren und verstärken. So öffnen sich für Ihre Buchhaltung gleich mehrere neue Wege:

1. Sie können noch mehr Prozessfunktionen fugenlos automatisieren (Dokumente abgleichen und prüfen, zuordnen, kontieren, freigeben, fristgerecht bezahlen etc.).
2. Sie erhalten enorme Möglichkeiten für blitzschnelle und hochauflösende Datenanalysen.
3. Prognosen zu Salden, Kosten, Finanzströmen oder Gewinnen beruhen auf einem lückenlosen aktuellen Datenkranz.
4. Sie erhalten die Möglichkeit für ein ständiges automatisches Monitoring der Buchhaltungsqualität, sodass jede Art von Unstimmigkeit in Echtzeit angezeigt wird.

Oder viel einfacher: Nehmen Sie Kontakt zu uns auf!

Wir erläutern Ihnen gerne in einem unverbindlichen Call, wie Sie mit unserer Hilfe die Vorbereitung auf die Einführung der E-Rechnung für mehr Effizienz, mehr Fehlerfreiheit und einen steigenden Automatisierungsgrad nutzen können. Und dies ist sogar mit relativ geringem finanziellem Aufwand verbunden. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören.