Agilität bedeutet, sich schnell und einfach zu bewegen. Die manuelle Rechnungsbearbeitung ist das Gegenteil von Agilität, sie verlangsamt den Prozess durch mehrere Reibungspunkte und kostet Ihr Unternehmen Zeit und Geld.
Bei korrekter Umsetzung kann die agile Rechnungsbearbeitung mehrere Hindernisse auf einmal beseitigen. Sie erhöht die Genauigkeit und Pünktlichkeit, verbessert die Transparenz und den Cashflow, ermöglicht Ihnen Skonti zu ziehen und Überzahlungen oder doppelte Rechnungen zu erkennen. Gleichzeitig werden die Verarbeitungskosten, verspätete Zahlungen und Frustration der Lieferanten und vieles mehr reduziert.
Der Schlüssel zum Erfolg der agile Rechnungsbearbeitung ist jedoch Flexibilität - die Möglichkeit, sie leicht zu modifizieren - und hier unterscheiden sich viele der angebotenen Automatisierungslösungen..
Agilität und Flexibilität sind die Schlüssel zum Erfolg.
Sie die Notwendigkeit erkannt, Ihrer überlasteten Kreditorenbuchhaltung zu helfen - seht gut. Aber was passiert, wenn eine Rechnung geändert werden muss, Ihre Automatisierungslösung diese aber nicht unterstützt? Werden Sie zu einem "kompletten Neustart" gezwungen?
Wenn Ihr Kreditorenbuchhalter Ihre Lieferanten bitten muss, eine Rechnung erneut zu versenden, damit Sie sie in den korrekten Prozess integrieren können verlieren Zeit und Geld, ganz zu schweigen davon, dass die Begeisterung Ihres Personals eher gedämpft sein wird und alle von Ihnen erzielten Produktivitätsgewinne effektiv beseitigen werden.
Wie sollte die agile Rechnungsbearbeitung aussehen?
Auch hier kommt es auf die Flexibilität an: Kreditorenbuchhalter sollten in der Lage sein, durch Ihren geplanten Rechnungsbearbeitungsprozess ohne Probleme vorwärts und rückwärts zu gehen. Sie sollten in der Lage sein, auch grundlegende Rechnungsdaten - wie z.B. falsche Buchungskreise oder eine Rechnung ohne Bestellung - aus dem gleichen Prozessablauf heraus zu korrigieren. Und die Flexibilität sollte über die Rechnungsbuchung hinausgehen. Stornierung ist eine wichtige Komponente jeder Automatisierungslösung, ebenso wie Skalierbarkeit, Anpassungsfähigkeit an den Workflow und Konfigurierbarkeit in Abhängigkeit von Veränderungen im Unternehmen.
Agile und flexible Rechnungsbearbeitung existiert
Die agile Rechnungsbearbeitung kann die Produktivität steigern, die Transparenz erhöhen und Ihren Gewinn steigern. Aber Agilität allein ist keine Selbstverständlichkeit. Damit Ihre Kreditorenbuchhaltung den vollen Nutzen aus Ihrer Investition ziehen kann, achten Sie auf die gebotene Flexibilität. Es gibt agile und flexible Systeme am Markt und oben beschriebene Funktionen sollten auf jeden Fall Teil einer von Ihnen favorisierten Lösung sein.
