Effizienz in Shared Services

Wenn Sie Ihre Eingangsrechnungsbearbeitung automatisiert haben, sollte die Mehrheit der Rechnungen entweder automatisch verbucht oder ein Workflow gestartet werden. Aber was passiert, wenn Sie eine Rechnung manuell korrigieren müssen? Das kann oft kompliziert sein, sollte es aber nicht.

Wie man so schön sagt, sind Ausnahmen die Regel, daher sollte die Ausnahmebehandlung die Produktivität Ihrer AP-Mitarbeiter nicht beeinträchtigen. Wenn Ihre Mitarbeiter ständig die selben sich wiederholenden Probleme manuell auflösen müssen, können sie sich nicht auf wichtigere, kompliziertere und strategischere Aufgaben konzentrieren. Robotic Process Automation (RPA) kann hier in der Kreditorenbuchhaltung eine Lösung sein.

Synergien in Shared Services

Laut IOFM sind 24% der Kreditorenabteilungen heute Teil einer regionalen oder globalen Shared-Services-Organisation. Der Schritt zur Zentralisierung von Kreditorenbuchhaltungen mag sieben Büros in einem zusammengefasst haben - und das ist großartig -, aber oft unterscheiden sich die Prozesse zur Lösung von Ausnahmen je nach Geschäftseinheit, womit es nicht mehr möglich ist Synergieeffekte sinnvoll zu realisieren.

Was dann? Müssen Ihre Mitarbeiter für jede einzelne Geschäftseinheit unterschiedliche Prozesse kennen? Trainingszeit und -kosten würden sich erhöhen. Sicherlich würden die Prozesse auch nicht besser und schneller funktionieren. Oder würden Sie für jede Geschäftseinheit ein eigenes Team bereitstellen? Werden Sie jedes Mal, wenn es eine Akquisition gibt, mehr Personal benötigen? Keine der Strategien ist ideal.

Wie kann man die Synergieeffekte realisieren?

Die Antwort liegt nicht in der Einstellung von mehr Personal. Ihre Mitarbeiter müssen in die Lage versetzt werden Rechnungen für unterschiedliche Geschäftsbereiche ohne Mehraufwand bewältigen zu können. Eine Automatisierungslösung muss ihre Mitarbeiter führen. Fehler müssen im Shared Service immer gleichbehandelt werden. Hiermit können sie Mitarbeiter effizient einsetzen und von einem Bereich in einen anderen verschieben, ohne Investition in Training.

Wie könnte eine Lösung aussehen?

Wenn eine Rechnung die Intervention eines Mitarbeiters erfordert, muss die Lösung des Problems einfach sein. Fehler müssen in Klassen zusammengefasst werden, deren Behandlung immer gleich abläuft. Für die unterschiedliche Geschäftsbereiche können andere Prozesse initiiert werden. Das sollte die Mitarbeiter im Shared Service aber nicht interessieren und hinter den Kulissen ablaufen. Somit kann man alle Effizienzsteigerungen realisieren, muss die Kunden des Shared Service aber nicht auf einen Standardprozess festlegen, der in den wenigsten Fällen optimal ist. Im Endeffekt kann man mit weniger Personal eine höhere Zufriedenheit schaffen und alle Synergieeffekte einfach und effektiv heben.

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