EDIFACT: Der elektronische Datenaustausch-Standard

Was ist EDIFACT per Definition?

EDIFACT ist die Abkürzung für "Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport" und beschreibt einen internationalen Standard für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten. Entwickelt unter der Schirmherrschaft der Vereinten Nationen (UN/CEFACT), dient EDIFACT dazu, papierbasierte Dokumente wie Rechnungen, Bestellungen oder Lieferscheine digital und automatisiert zwischen Unternehmen zu übertragen. Ziel ist es, Prozesse zu beschleunigen, Fehler zu reduzieren und Kosten zu senken. Im Zentrum dieses Standards stehen sogenannte EDIFACT-Nachrichten, die nach einem festen Schema aufgebaut sind. Damit ermöglicht EDIFACT einen reibungslosen Datenaustausch über Branchen- und Ländergrenzen hinweg.

In Europa hat sich EDIFACT als eines der bedeutendsten EDI-Formate etabliert und ist vor allem im Handel, der Logistik und der Automobilindustrie weit verbreitet. Auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) entdecken zunehmend die Vorteile von EDIFACT. Durch Cloud-basierte Lösungen oder Middleware-Systeme lassen sich EDIFACT Nachrichten auch ohne tiefgreifende IT-Infrastruktur effizient integrieren. So profitieren auch Unternehmen mit begrenzten Ressourcen von der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse.

EDIFACT vs. EDI-Format: Wo liegt der Unterschied?

Obwohl EDIFACT oft synonym mit dem Begriff EDI-Format verwendet wird, handelt es sich streng genommen um eine spezielle Ausprägung innerhalb der übergeordneten EDI-Welt. EDI steht für Electronic Data Interchange und beschreibt den allgemeinen elektronischen Austausch strukturierter Daten zwischen Geschäftspartnern. EDIFACT hingegen ist ein standardisiertes Nachrichtenformat innerhalb dieses Konzepts. Während EDI also die Methode ist, beschreibt EDIFACT ein konkretes Regelwerk – ähnlich wie eine bestimmte Sprache innerhalb der globalen Kommunikation. Es gibt neben EDIFACT auch andere EDI-Formate wie ANSI X12, VDA oder XML-basierte Standards. Unternehmen sollten daher genau prüfen, welches EDI-Format zu ihrer Branche, ihren Partnern und ihren technischen Möglichkeiten passt.

Wie lauten die Standards bei EDIFACT?

Die EDIFACT Standards definieren den strukturellen Rahmen, in dem der elektronische Datenaustausch (EDI) zwischen zwei oder mehreren Partnern erfolgt. Es handelt sich dabei um eine Sammlung standardisierter Regeln für Aufbau, Inhalt und Darstellung der elektronischen Nachrichten. Diese EDI Standards sorgen dafür, dass Nachrichten systemübergreifend verstanden und verarbeitet werden können. Ein EDIFACT Standard besteht aus mehreren Elementen:

• Datenelemente: Einzelne Informationsbausteine (z. B. Artikelnummer, Menge, Preis)
• Segmente: Gruppierungen zusammengehöriger Datenelemente
• Nachrichten: Strukturierte Kombinationen von Segmenten, die ein komplettes Dokument abbilden

Durch die Einhaltung dieser Standards ist eine eindeutige Kommunikation ohne manuelle Interpretation möglich. Das ist vor allem dann von Vorteil, wenn Unternehmen verschiedene ERP-Systeme oder IT-Infrastrukturen einsetzen. Dank standardisierter EDI-Formate wie EDIFACT wird so eine hohe Interoperabilität erzielt.

Wie ist ein EDIFACT Format aufgebaut?

Ein EDIFACT Format beschreibt die technische Struktur und das Layout, in dem eine EDIFACT Nachricht aufgebaut ist. Es handelt sich um ein hierarchisches Datenmodell, das streng geregelt ist. Ein typisches EDI Standard Format beginnt mit einem sogenannten UNA-Header, der die Trennzeichen definiert, gefolgt von weiteren Service-Segmenten und schließlich der eigentlichen Nachricht. Die Hauptbestandteile des EDIFACT Formats sind:

• UNH-Segment: Beginn der Nachricht mit einer eindeutigen Identifikation
• Nachrichtensegmente: Enthalten die eigentlichen Inhalte wie Kundendaten, Produktinformationen oder Zahlungsbedingungen
• UNT-Segment: Beendet die Nachricht und überprüft deren Vollständigkeit

Ein EDIFACT Format kann verschiedene Nachrichtentypen enthalten und ist so gestaltet, dass es maschinenlesbar und eindeutig interpretierbar ist. Der Einsatz eines EDIFACT Konverters ist dabei üblich, um die Formate aus oder in andere EDI-Formate wie XML oder CSV zu übersetzen.

Welche Möglichkeiten bestehen, EDI-FORMATE zu bearbeiten und zu lesen?

EDI-Formate wie EDIFACT können auf den ersten Blick technisch komplex wirken. Um sie effizient zu bearbeiten, zu analysieren oder zu konvertieren, stehen jedoch spezialisierte Softwarelösungen zur Verfügung. Zwei zentrale Werkzeuge sind der EDIFACT Konverter und der EDIFACT Editor. Beide dienen unterschiedlichen Zwecken, ergänzen sich jedoch ideal im praktischen Einsatz: Während der Konverter für die technische Übersetzung zwischen verschiedenen Datenformaten sorgt, erlaubt der Editor eine visuelle Kontrolle und manuelle Bearbeitung der EDIFACT-Nachrichten.

EDIFACT Konverter

Ein EDIFACT Konverter ist ein zentrales Werkzeug, wenn es darum geht, Daten aus einem unternehmensinternen Format in das standardisierte EDIFACT Format zu überführen – oder umgekehrt. Diese Softwarelösung übernimmt die Umwandlung von strukturierten Informationen, z. B. aus XML, CSV oder JSON, in die klar definierte EDIFACT -Struktur. Ebenso lassen sich empfangene EDIFACT Nachrichten durch den Konverter in ein lesbares Format übersetzen, das vom ERP- oder Warenwirtschaftssystem weiterverarbeitet werden kann. Viele moderne EDIFACT Konverter bieten dabei nicht nur reine Übersetzungsfunktionen, sondern auch Validierungstools, Protokollierung, Fehleranalyse sowie Schnittstellen zu Cloud-Plattformen oder Middleware-Systemen. So wird eine reibungslose Integration in bestehende Geschäftsprozesse gewährleistet.

EDIFACT Editor

Ein praktisches Hilfsmittel zur Bearbeitung dieser Formate ist der sogenannte EDIFACT Editor. Dieser ermöglicht es Anwendern, EDIFACT-Nachrichten visuell zu betrachten, zu validieren, zu korrigieren oder auch zu erstellen. Anders als ein reiner Texteditor bietet ein spezialisierter EDIFACT Editor Funktionen wie Syntaxhervorhebung, Strukturansicht und Segmentprüfung. Fortgeschrittene Tools verfügen zudem über Mapping-Funktionen, um Daten aus einem proprietären ERP-System in das gewünschte EDIFACT Format zu übertragen oder umgekehrt. Dies erleichtert nicht nur das Debugging, sondern ist auch beim Testen und Einführen neuer Nachrichtentypen besonders hilfreich.

Welche EDIFACT Nachrichtentypen gibt es?

Die Welt von EDIFACT ist reich an EDI Nachrichten, die jeweils einem bestimmten Zweck dienen. Diese sogenannten "Message Types" sind durch eindeutige Bezeichnungen gekennzeichnet. Zu den am häufigsten genutzten EDIFACT Nachrichtentypen gehören:

• ORDERS: Bestellung (Purchase Order)
• ORDRSP: Auftragsbestätigung (Order Response)
• DESADV: Versandanzeige (Dispatch Advice)
• INVOIC: Rechnung (Invoice)
• RECADV: Wareneingangsbestätigung (Receiving Advice)
• DELFOR: Lieferabruf (Delivery Forecast)

Jede dieser EDIFACT Nachrichten ist nach einem definierten Schema aufgebaut und enthält spezifische Segmente und Datenelemente. Beispielsweise beinhaltet die INVOIC-Nachricht alle relevanten Informationen zur Rechnungsstellung: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Beträge, Steuersätze etc. Die Auswahl des richtigen Nachrichtentyps hängt vom Anwendungsfall ab und wird meist in einem EDI-Rahmenvertrag zwischen den Partnern festgelegt.

EDIFACT Beispiele

Um die Theorie greifbar zu machen, lohnt sich ein Blick auf konkrete EDIFACT Beispiele. Nehmen wir die INVOIC-Nachricht (EDIFACT Rechnung), die im Kontext von EDI-Format Rechnungen eine zentrale Rolle spielt. Ein einfaches Beispiel für eine INVOIC-Nachricht sieht folgendermaßen aus:

Dieses Format mag für das menschliche Auge schwer lesbar sein, ist aber für Maschinen und ERP-Systeme ideal. Alle Informationen sind in einem klar strukturierten Format EDI-konform untergebracht und lassen sich automatisiert weiterverarbeiten. Weitere typische EDIFACT Beispiele:

• Eine Bestellung (ORDERS) mit Lieferdatum und Artikelnummern
• Eine Lieferavise (DESADV) mit Palettenanzahl und Gewicht
• Eine Empfangsbestätigung (RECADV) nach Wareneingang

Auch wenn der Einstieg in die Welt der EDIFACT Formate anfangs komplex erscheinen mag, bieten gut dokumentierte Beispiele einen praktischen Einstieg.

Die Bedeutung von EDIFACT in der digitalen Geschäftswelt

EDIFACT ist weit mehr als nur ein technisches Format – es ist ein Schlüsselstandard für den reibungslosen, automatisierten Austausch von Geschäftsdaten im internationalen Handel. Unternehmen, die auf EDIFACT setzen, profitieren von standardisierten Prozessen, hoher Effizienz und geringerer Fehleranfälligkeit. In einer zunehmend digitalisierten Wirtschaft wird der Einsatz von EDI-Format Rechnungen, Lieferscheinen und Bestellungen zur Norm. Der EDIFACT Standard sorgt für einheitliche Schnittstellen und schafft Vertrauen zwischen Handelspartnern. Mit dem richtigen EDIFACT Konverter lassen sich die Formate auch an individuelle Anforderungen anpassen.

Obwohl andere EDI-Formate wie XML oder JSON an Bedeutung gewinnen, bleibt das EDIFACT Format aufgrund seiner breiten Akzeptanz und Kompatibilität ein wichtiger Bestandteil.