Digitalisierung der Rechnungsstellung in Deutschland

Genauso können die Unternehmen den Übergang auch für eine Kür nutzen. Denn die Vorgaben ermöglichen große Vereinfachungen, mehr Transparenz und mehr Effizienz, auch gegenüber Prüfern und Finanzämtern. Nachdem E-Invoicing bereits in den vergangenen Jahren sich zunehmend verbreitete, verändern die neuen Standards noch stärker, wie Unternehmen geschäftlich miteinander interagieren. Das ist als Chance zu sehen.

• Elektronische Rechnungen liefern eine einheitliche, zuverlässige Datenbasis und eröffnen dadurch den Unternehmen die Chance, zentrale Buchhaltungsprozesse zu optimieren, auch mit Künstlicher Intelligenz.

Der Übergang von der Option zur Pflicht der elektronischen Rechnungsstellung darf sich zeitlich über die Jahre 2025 und 2028 erstrecken. Der Gesetzgeber weiß: In einigen Unternehmen könnte der Anpassungsbedarf höher ausfallen und entsprechend Zeit beanspruchen. Doch die Umstellung wird sich letztlich für alle lohnen. Am Ende stehen für alle Unternehmen in Rechnungsstellung und Rechnungseingangsverarbeitung geringere Kosten, mehr Transparenz und vereinfachte Kontrollen.

Was ist der historische Hintergrund für die elektronische Rechnungspflicht?

Die Einführung der E-Rechnung Pflicht in Deutschland ist verbunden mit der Mehrwertsteuer-Problematik innerhalb der EU. Die EU-Kommission startete dazu 2020 die Initiative ViDA (VAT in Digital Age). Sie soll das Meldewesen vereinfachen und Mehrwertsteuerbetrug unmöglich machen. Ursprünglich war die Einführung für 2028 geplant, inzwischen wird eine Verschiebung auf 2030 oder 2032 diskutiert. Eine entscheidende Voraussetzung für ViDA ist die definitorische Regelung der "Elektronischen Rechnung" gemäß Artikel 217 der Mehrwertsteuersystemrichtlinie (MwStSystRL), um den modernen Anforderungen gerecht zu werden.

Im April 2023 entstand in Deutschland ein Diskussionsentwurf zur Pflicht der elektronischen Rechnungsstellung. Um den endgültigen ViDA-Maßnahmen vorgreifen zu können, erhielt die Bundesrepublik im Juli 2023 dafür eine Genehmigung. So konnte die digitale Rechnungspflicht ohne Probleme in das Wachstumschancengesetz einfließen.

Was ist die gesetzliche Grundlage für die verpflichtende E-Rechnung?

Das Wachstumschancengesetz definiert im § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG-E, was unter elektronischen Rechnungen verstanden wird und wie diese ab dem 1. Januar 2025 im Geschäftsverkehr eingesetzt werden sollen. Eine elektronische Rechnung ist demnach eine Rechnung,

• die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt ist,
• elektronisch übermittelt und empfangen wird
• sowie eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Ferner muss das strukturierte elektronische Format der E-Rechnung der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung sowie der Liste entsprechender Syntagmen gemäß der Richtlinie RL 2014/55/EU entsprechen. Diese Vorgabe harmoniert mit der CEN-Norm EN 16931, die eine flexible Anwendung und individuell vereinbarte Formate zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger erlaubt, solange die notwendigen Kernangaben mit der europäischen Norm kompatibel und direkt extrahierbar sind. Damit sind Abweichungen etwa für Länder oder Branchen möglich.

Die Pflicht die elektronische Rechnung einzuführen fördert die Nutzung moderner Formate wie XRechnung und das hybride ZUGFeRD-Format, die bei öffentlichen Auftraggebern bereits seit 2020 vorgeschrieben sind. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat diese Formate explizit als konform mit den gesetzlichen Anforderungen bestätigt (gilt für ZUGFeRD ab Version 2.0.1). Die Festlegung von verpflichtenden Mindeststandards lässt Freiraum für Erweiterungen im Detail und damit für mögliche technologische Fortschritte im Datenaustausch zwischen Unternehmen.

Was wird aus Rechnungen im PDF-Format?

Auch hybride Rechnungsformate mit strukturierten und unstrukturierten Daten sind prinzipiell möglich. Allerdings müssen die strukturierten Daten alle entscheidenden Angaben enthalten. Diese Neuerung stellt eine Abkehr von bisherigen Regelungen dar. Sie zeigt, dass für die Zukunft der elektronischen Rechnung die strukturierte Datenverarbeitung definitiv maßgeblich ist.

• Ab 2025 gilt eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung nicht mehr als elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzes.

Für viele Unternehmen dürfte dies einen erheblichen Änderungsaufwand mit sich bringen. Trotzdem sollte man die gesetzlichen Neuerungen als einen Schritt zu mehr Effizienz im Dokumentenverkehr zwischen Unternehmen begreifen. Unternehmen können die Chance nutzen, ihre Prozesse zu überdenken und jetzt beginnen, die Chancen der E-Rechnungspflicht für sich zu entdecken.

Für wen sind Anforderungen an elektronische Rechnungen ab 2025 verpflichtend?

Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung betrifft den B2B-Bereich. Demnach müssen ab dem 1. Januar 2025 Unternehmen, die Lieferungen oder sonstige Leistungen an andere Unternehmer erbringen, der elektronischen Rechnungspflicht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG-E entsprechen. Die E-Rechnungspflicht soll nicht für steuerfreie Lieferungen und Leistungen, Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sowie Fahrausweise gelten.

Was ist mir Rechnungen an Endverbraucher?

Die Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung betrifft ausschließlich Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmern. Transaktionen im B2C-Bereich (Business-to-Consumer) sind also nicht betroffen. Auch ein Unternehmer auf Dienstreise kann wie bisher die Quittung eines Taxifahrers problemlos akzeptieren.

Gibt es für die deutsche Regelung ab 2025 geografische Einschränkungen?

Die elektronische Rechnungsstellung ist nur vorgeschrieben, wenn die beteiligten Unternehmen beiderseits in Deutschland ansässig sind. Die Ansässigkeit ergibt sich durch den Sitz der Firma, die Geschäftsleitung oder eine beteiligte Betriebsstätte. Aus einer nur umsatzsteuerlichen Registrierung in Deutschland, ohne physischen Geschäftsbetrieb, ergibt sich keine Pflicht zur elektronischen Rechnung.

Welche besonderen Anwendungsbereiche sind zu beachten?

Die digitale Rechnungen Pflicht erstreckt sich potenziell auch auf spezielle Geschäftsmodelle wie die Vermietung von Gebäuden. Steuerpflichtige Vermieter, die ihre Immobilien an andere Unternehmer vermieten und sich für die Besteuerung entscheiden (Option nach § 9 UStG), könnten zur Ausstellung elektronischer Rechnungen verpflichtet sein. Anders als früher gilt dann ein fixierter Mietvertrag nicht mehr als Rechnung.

Was ist zu tun, um die Anforderungen der E-Rechnung umzusetzen?

Kurz gesagt: Die E-Rechnung nach der europäischen Norm muss durchgängig digital sein – von der Erstellung über den Versand und den Rechnungseingang bis zur Verarbeitung beim Empfänger soll ein papierloser, normgerecht digitaler Prozess möglich sein. Zudem stellt die Regelung sicher, dass die E-Rechnung nicht nur den nationalen, sondern auch den europäischen Richtlinien gerecht wird. E-Invoicing erhält damit einen EU-weit einheitlichen Rahmen.

Wer muss seine Unternehmensprozesse anpassen?

Die Pflicht zur E-Rechnung erfordert sowohl bei Rechnungsaussteller als auch beim Rechnungsempfänger eine Anpassung ihrer Prozesse. Rechnungen lediglich elektronisch zu versenden, zum Beispiel als PDF per E-Mail, reicht nicht aus. Daher müssen die Unternehmen in Technologien und Systeme investieren, die das Erstellen, Übermitteln und Verarbeiten der Rechnungen im definierten, strukturierten Datenformat ermöglichen. Die Unternehmen profitieren selbst davon. Sie erreichen mit der Umstellung mehr Effizienz, Transparenz, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit für Forderungen und finanzielle Transaktionen.

Umsetzung in der Praxis

Für die praktische Umsetzung der elektronischen Rechnungspflicht bieten sich verschiedene Lösungen an, wie XRechnung und ZUGFeRD, die bereits von vielen Unternehmen und im öffentlichen Sektor verwendet werden. Diese Formate unterstützen die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und ermöglichen, Rechnungsdaten effizient zu verarbeiten und auszutauschen.

Die Einführung der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung erfordert rechtzeitiges Handeln. Gleichzeitig sehen wir aufgrund unserer Expertise in der Automatisierung der Pay-Prozesse gute Chancen, Prozesse noch weiter zu automatisieren.

Wie ist der Zeitplan und gibt es Übergangsregelungen zur E-Rechnungspflicht?

Offizieller Startschuss für die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung ist in Deutschland der 1. Januar 2025. Allerdings gibt es pragmatische Übergangsregelungen. Sie sollen ermöglichen, sich schrittweise an die neuen Anforderungen anzupassen.

Die Übergangsphase zur E-Rechnung bis Ende 2025

In den ersten zwei Jahren nach Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht wird den Unternehmen eine gewisse Flexibilität eingeräumt. Während dieser Zeit dürfen B2B-Leistungen, die bis 2028 erbracht werden, weiterhin herkömmlich abgerechnet werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht allen Vorgaben entsprechen, sind noch zulässig. Der Rechnungsempfänger muss allerdings damit einverstanden sein. Die Spielräume dienen dazu, den Übergang zur vollständigen Digitalisierung der Rechnungsstellung zu erleichtern. Unternehmen haben also einen gewissen zeitlichen Puffer, um Ihre internen Prozesse komplett anzupassen.

Aber bereits im Januar 2028 verengen sich Ihre Spielräume

Ab Anfang 2028 gelten bereits straffere Übergangsregelungen. Ab dann dürfen nur noch sehr kleine Unternehmen Papierrechnungen und nicht konforme elektronische Rechnungen verwenden. Achtung, die Grenze liegt tief, nämlich bei einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 EUR. Diese Regelung kommt Unternehmen wie Läden, Restaurants und Handwerkern entgegen, deren Ressourcen begrenzt sind.

Was gilt ab 2028 für alle Unternehmen mit mehr als 800.000 EUR Umsatz?

Außer für die genannten sehr kleinen Unternehmen wird es ab Januar 2028 aber ernst. Ab dann sind die neuen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung verbindlich einzuhalten. Dies heißt für Sie:

• Sie müssen eines der erlaubten elektronischen Formate nutzen.
• Ihre Rechnungen müssen mindestens die vorgeschriebenen Kerninformationen als voll strukturierte Daten enthalten.
• Die komplett automatisierte Verarbeitung muss möglich sein.

Darf man das EDI-Verfahren auch noch nach 2025 nutzen?

Ja, prinzipiell spricht nichts dagegen. Sie dürfen Electronic Data Interchange (EDI) auch über 2025 hinaus nutzen. Bedingung: Die ausgetauschten Informationen müssen den Anforderungen der CEN-Norm EN 16931 entsprechen oder mit dieser kompatibel sein. An dem bewährten EDI-Verfahren festzuhalten, passt also in den neuen rechtlichen Rahmen. Oft kann dies die Umstellung erleichtern.

Die Übergangsregelungen zum Wachstumschancengesetz für elektronische Rechnung sollte niemand dazu verführen, die Zeit bis dahin ungenutzt verstreichen zu lassen. Besser ist es, die notwendigen Schritte möglichst früh einzuleiten. So können Sie eventuelle Kosten für die die Pflichtumstellung auf die E-Rechnung über mehr Zeit strecken.

Anforderungen an Rechnungsempfänger und Übergangsregelungen

Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung ab dem 1. Januar 2025 bedeutet auch für den Rechnungsempfang, auf die Änderungen vorbereitet zu sein. Als Spezialist für die automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung empfehlen wir, die Umstellung als Chance zu sehen, Ihren elektronischen Rechnungsempfang sowie die automatische Verarbeitung der Invoices detailliert zu analysieren. Der Anlass ist ideal, um mithilfe unserer KI die Prozesse nachhaltig zu optimieren.

Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für Rechnungsempfänger?

Unternehmerische Rechnungsempfänger mit deutscher Rechnungsadresse müssen die elektronischen Rechnungen digital empfangen und verarbeiten können. Alle gesetzlichen vorgeschrieben Daten müssen bruchlos von Ihren Systemen zu verarbeiten sein. Ihre Zustimmung für den Empfang der neuen elektronischen Rechnungen ist nicht mehr notwendig. Es besteht dadurch eine Pflicht, sich auf den Empfang der E-Rechnungen rechtzeitig vorzubereiten. Dies soll die Verbreitung der elektronischen Rechnungen in Deutschland beschleunigen.

Gilt dies auch für Unternehmer, die ihre Leistungen umsatzsteuerfrei berechnen?

Ja, auch Unternehmer, die ausschließlich steuerfreie Leistungen erbringen, wie etwa Wohnungsvermieter oder Ärzte, müssen elektronische Rechnungen im vorgeschriebenen Format empfangen und archivieren können. Gehen Sie prinzipiell davon aus, dass der Geltungsbereich der neuen E-Rechnungen sehr weit gefasst ist und die Ausnahmen fast ausschließlich den Verbraucherbereich oder Mini-Rechnungen betreffen, die direkt beglichen werden.

Gutschriften und Ausnahmen

Nach Einführung der E-Rechnungen bleibt die Möglichkeit bestehen, Abrechnungen per Gutschrift zu tätigen, vorausgesetzt natürlich, dies ist so vereinbart. Trotzdem erfordert nicht jede Transaktion, die ein Unternehmen tätigt, den Eingang einer konformen elektronischen Rechnung. Kleinbetragsrechnungen oder etwa Fahrausweise dürfen weiterhin wie bisher mit Quittungen belegt werden.

Besonders wichtig für viele Unternehmen: Die Rechnungsstellung durch Dritte bleibt zulässig, das heißt Factoring oder Abrechnungen über Plattformen sind durch die Umstellung auf die E-Rechnung abgedeckt.

Brauchen Sie Unterstützung für die Vorbereitung auf die neue E-Rechnung?

Die Änderungen sind nicht immer trivial. Wir empfehlen den Unternehmen, sich rechtzeitig mit der Materie auseinanderzusetzen und den individuellen Umstellungsaufwand zu analysieren.

Wenn Sie aus der Implementierung geeigneter Systeme und Prozesse mehr herausholen wollen als lediglich die Konformität mit dem Gesetz, nehmen Sie unbedingt frühzeitig Kontakt zu uns auf. Wir können Ihnen insbesondere helfen, wenn Sie parallel zu den Anpassungen den Automatisierungsgrad Ihrer Eingangsbuchhaltung erhöhen möchten. So erledigen Sie zwei wichtige Vorhaben in einem einzigen Projekt – zum ersten die rechtzeitige Anpassung an die neue E-Rechnung, zum Zweiten das Steigern Ihrer automatischen Verarbeitungen und den damit einhergehenden Zugewinn an detaillierter Transparenz und Steuerbarkeit.