KI für mehr Speed: Rechnungseingänge intelligent kontieren

Wie Sie die bisherigen Grenzen der Produktivität hinter sich lassen

Rechnungseingang in SAP – heute läuft dies in großen Unternehmen weitgehend automatisch. Und meistens glatt und schnell, solange unter den vielen strukturierten Rechnungsdaten auch die sind, die für das automatische Kontieren die Wichtigen sind. Jeder weiß, in der Praxis gibt es tagtäglich Fälle, bei denen dies nicht der Fall ist. Dann entstehen Mehrdeutigkeiten, die automatische Buchung stockt oder – noch schlimmer – produziert völlig verkehrte Zuordnungen.

Die Barriere für die Automatisierung ist oft, dass die korrekte Sachkontenzuordnung unklar ist. In solchen Fällen kam bisher nur langsame und teure Handarbeit infrage. Doch die Automatisierungslogik des Jahres 2021 ist nicht mehr begrenzt auf das automatische Auslesen von Spalten und Zeilen. Diese Produktivitätsgrenze können Sie heute durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz verschieben. Die starken KI-Modelle von avvaneo kommt bereits in immer mehr Unternehmen zum Einsatz und sorgen dort für weniger Verarbeitungsfehler und gleichzeitig für deutlich höhere Produktivität, die ohne KI nicht möglich wäre.

 

Was passiert da genau?

Unklarheiten zu „disambiguieren“ kann eine herausfordernde Aufgabe sein. Üblicherweise sind da Menschen gefragt, weil Menschen Kontexte entschlüsseln können und daher verstehen können, was für eine klassische Wenn-Dann-Logik nicht korrekt zu verarbeiten ist.

Paradoxerweise ist der Mensch nun im Fall von Eingangsrechnungen eher im Nachteil gegenüber einer maschinellen Lösung. Der Grund: Die Maschine vergisst nichts und kann daher in sämtlichen vorhandenen Daten blitzschnell Zusammenhänge erkennen. Und vor allem kann sie in Tausenden Spalten und Millionen Daten Muster erkennen und daraus entsprechende Schlüsse ziehen - schneller, als sich ein Mensch die ganze Rechnung überhaupt angesehen hat. Während der Sachbearbeiter nach Ansicht der Rechnung unter Umständen erst einmal eine Recherche zu Grund und möglicher Kontozuordnung startet, hat die Maschine schon eine valide Vermutung fertig.

Und genau so wird die avvaneo KI-Lösung für den Rechnungseingang eingesetzt. Sobald eine Rechnung an irgendeinem Buchungspunkt unklar ist, findet die KI praktisch im gleichen Augenblich auch schon die wahrscheinlichsten Zuordnungen und fügt sie entweder gleich automatisch ein oder schlägt sie dem Sachbearbeiter als Auswahloptionen vor. Das gilt vor allem für die zwei zentralen Themen, die bei Buchungen wichtig sind und leicht falsch laufen können:

  • Sachkontierung: Projektbezug, Kundenbezug, Bevorratung, etc.
  • Freigabe: Automatische Weitergabe der Rechnung an die folgenden Instanzen

 

Für wen lohnen sich KI-Erweiterungen in der Verarbeitung des Rechnungseingangs?

Wir möchten Ihnen keine feste Prozentzahl versprechen, aber können sagen: Die Effekte sind messbar und bestätigen sich in der Praxis immer wieder. Die wesentlichen Parameter dafür sind die Durchlaufzeiten und Fehlerzahl, was sich auch bei diesem Projekt bestätigt hat.

In der konkreten Praxis hängt die Beschleunigung immer von der Ausgangssituation ab. Allgemein gesprochen: Je mehr Zeit Sie heute durch manuelle Kontierung und mühevolle Sachkontenrecherchen verlieren und je mehr Fehler wegen des Zeitdrucks durchschlüpfen, desto dringender ist zu empfehlen: Beschäftigen sich mit den Möglichkeiten, unsere Machine-Learning-Modelle in Ihre bestehende Automatisierung zu integrieren.

 

Sind KI-Projekte nicht äußerst komplex und aufwendig?

Wir können das mit einem sehr klar „Nein, nicht bei uns“ beantworten. Selbst für große Unternehmen mit vielschichtigen Lieferantenbeziehungen, großen Abteilungen, vielen Freigabeberechtigten und Millionen Buchungen pro Jahr können wir ein solches KI-Projekt meist in etwa 3 Monaten schlüsselfertig in Betrieb bringen.

Nimmt ein Unternehmen die Aufgabe selbst in die Hand, sieht das sicherlich anders aus. Geeignete Spezialisten, die sich sowohl mit den Automatisierungen in SAP als auch mit KI gut auskennen, sind nicht leicht zu finden. Bei avvaneo sind die Voraussetzungen dagegen perfekt: Wir kennen nicht nur die Finanzautomatisierungen in SAP in- und auswendig, sondern haben auch nachweislich bewährte KI-Ansätze bei unseren Kunden im Einsatz.

Denn die besten KI-Lösungen entstehen, wenn menschliche Intelligenz und Erfahrung den Maschinen erst einmal beigebracht haben, was zu tun ist.

 

avvaneo KI überspringt bisherige Grenzen der Produktivität

  • Unternehmen steigern ihren Automatisierungsgrad, die Verwaltung wird „fitter“ und verringert ihre Kosten.
  • Auslöser für Produktivitätsverluste verschwinden komplett oder sind viel schneller abzuarbeiten.
  • Verringerung der Fehlzuordnungen steigert die Kostentransparenz.
  • Fehlentwicklungen bei einzelnen Projekten fallen unter Umständen eher auf.
  • Fremdkosten können korrekt weiterberechnet werden, statt womöglich das eigene Unternehmen zu belasten.
  • Die Einarbeitungszeit neuer Teammitglieder sinkt, weil die KI die fehlende Erfahrung gleichsam ersetzt.

 

Für weitere Informationen klicken Sie hier. Sie könne uns auch hier kontaktieren oder eine E-Mail an info@avvaneo.com senden.

Dieser Beitrag gehört zu:

Zurück

Ist es nicht immer gut, die nächsten Schritte zu kennen?

Wir stehen Ihnen gerne für einen ersten fachlichen Austausch zur Verfügung. Schlagen Sie uns einen Termin vor und lassen Sie uns einfach einmal ins Gespräch kommen.