Einkauf & Buchhaltung: One happy family? Ja, klar!

Bestellungen automatisch kontieren

Kennen Sie das? Die Buchhaltung erwartet vom Einkauf richtig kontierte Bestellungen. Dem Einkauf fehlt aber die Zeit oder es liegen nicht alle Informationen vor, so dass manchmal einfach irgendeine Kontierung verwendet wird. Nacharbeiten durch die Buchhaltung sind erforderlich. Ein Ärgernis für beide Seiten. Ein Ärgernis, das Geld kostet. Das kann die Künstliche Intelligenz (KI) ändern.

Was ist die Ausgangslage?

Bei einer Verbrauchsbestellung ist es erforderlich, die richtige Kontierung festzulegen: Sachkonto, Kostenstelle, Kundenauftrag, PSP-Element, … und gegebenenfalls die Materialgruppe.

Wie ist der Ablauf in der Praxis?

Im SAP Standard Prozess müssen Anforder*in oder Einkäufer*in bei der Bestellanforderung bzw. der Bestellung das Sachkonto und die Kostenelemente zuordnen. So weit, so gut, oder? Nicht wirklich. Anforder*in oder die Einkäufer*in wissen häufig nicht, welche die richtigen Kostenelemente sind. Sie müssen genau prüfen, welcher Sachverhalt vorliegt und entsprechend die Kontierung ableiten. Manuell. Und für jeden Einzelfall. Das kostet Zeit und gelingt nicht immer korrekt. Dann muss die Buchhaltung nacharbeiten. Frust auf beiden Seiten.

Wie können nun Einkauf und Buchhaltung an einem Strang ziehen und dabei noch Geld sparen?

Durch einen Kontierungsvorschlag mittels Künstlicher Intelligenz (KI): Hierbei können Bestellungen aus der Vergangenheit und zugehörigen Rechnungen genutzt werden, um die korrekte Kontierung zu ermitteln.

Mit Hilfe der Integration der Applikation avvaneo Expedite direkt in das SAP-System wird dieser Vorgang zum Kinderspiel: Das KI-Tool erstellt mehrere Vorschläge, sortiert nach der höchsten Sicherheit. Einkäufer*in und Anforder*in können zügig die richtige Kontierung auswählen. Alternativ kann der gesamte Vorgang sogar automatisiert erfolgen.

Fazit: Richtig kontierte Bestellungen entlasten die Buchhaltung; Rechnungen können automatisch gebucht werden – Win-Win für beide Seiten und eine deutliche Kostenersparnis auch für Ihr Unternehmen.

Was sind die Vorteile?

  • Bestellungen werden akkurater und schneller angelegt
  • Wareneingangs- und Rechnungsbuchungen können automatisiert werden
  • Kostenanalysen werden genauer und einfacher
  • Neue Teammitglieder profitieren sofort von dem im System gesammelten Wissen

 

Für weitere Informationen klicken Sie hier. Sie könne uns auch hier kontaktieren oder eine E-Mail an info@avvaneo.com senden.

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